Was Hospitality bei VIECON Messe Wien bedeutet

Wenn wir bei VIECON – Vienna Congress & Convention Center von Hospitality sprechen, meinen wir mehr als Gastfreundschaft, Service oder einen freundlichen Empfang. Hospitality ist Teil unserer Haltung. Sie zeigt sich darin, wie wir Veranstalter:innen, Agenturen und Partner dabei unterstützen, ihre Konzepte bestmöglich in unserer Venue umzusetzen. 

Dabei beginnt Hospitality nicht am Veranstaltungstag, sondern bereits in der Planungsphase. Schon im Sales-Prozess werden technische Expert:innen eingebunden, um Raumkonzepte, Besucherströme und mögliche Abläufe mitzudenken. Veranstalter:innen haben während des gesamten Projekts eine zentrale Ansprechperson. Ziel ist es, die Anforderungen der Veranstaltung optimal mit den Möglichkeiten von VIECON Messe Wien zu verbinden.  

Besucher:innen erleben einen Kongress anders als die Menschen, die ihn organisieren. Sie sehen Registrierung, Bühnen, Ausstellungen, Posterbereiche, Networking-Zonen und Abendveranstaltungen. Was sie möglichst nicht bemerken sollen, sind die komplexen Prozesse dahinter. 

Zur vorausschauenden Planung gehören auch Details, die selten im Mittelpunkt stehen, das Wohlbefinden der Gäste aber unmittelbar beeinflussen: eine angenehme Raumtemperatur, die passende Beleuchtung, gut erreichbare Sanitärbereiche und ausreichend Kapazitäten in den Pausen. Erst wenn diese Grundbedürfnisse mitgedacht sind, können sich Teilnehmer:innen auf Inhalte, Begegnungen und Austausch konzentrieren. 

Wie entscheidend die Planung von Teilnehmerströmen sein kann, zeigte ein Award Banquet. Rund 2.200 Personen verließen gleichzeitig den Saal und wurden anschließend innerhalb von zwölf Minuten wieder eingelassen. Damit ein solcher Wechsel funktioniert, müssen Wege, Zugänge und Zeitabläufe präzise aufeinander abgestimmt werden. Diese Abläufe bilden die Grundlage dafür, dass Gäste die Veranstaltung als reibungslos erleben. 

Internationale Kongresse vereinen heute oft Vorträge, Fachsessions, Ausstellungen, Networking-Bereiche und zahlreiche parallele Programmpunkte. 

Beim ESCMID-Kongress wurden im VIECON Center 16 Session Halls eingerichtet. Hinzu kamen Meetingräume, Posterflächen und elf Catering Outlets. Alle Bereiche wurden so miteinander verbunden, dass Teilnehmer:innen sich einfach orientieren konnten und die unterschiedlichen Formate als Teil einer zusammenhängenden Veranstaltung wahrgenommen wurden. 

Für Veranstalter:innen bedeutet das vor allem eines: Die Venue muss nicht nur ausreichend Platz bieten, sondern auch flexibel genug sein, unterschiedliche Anforderungen innerhalb eines Gesamtkonzepts zu unterstützen. 

Hospitality entsteht dabei nicht durch eine einzelne Leistung. Sie ist das Ergebnis einer engen Abstimmung zwischen dem VIECON Team, Veranstalter:innen und Partnerfirmen. Besonders beim Catering greifen Raumplanung, Besucherströme, Zeitabläufe und Service ineinander. Entscheidend ist, dass alle Beteiligten dasselbe Ziel verfolgen: ein Veranstaltungserlebnis, das für Gäste selbstverständlich wirkt. 

Wie flexibel ein Veranstaltungskonzept umgesetzt werden kann, zeigt sich besonders bei Corporate Events. Bei einer internationalen Unternehmensveranstaltung fanden tagsüber Vorträge und Talkrunden statt. Am Abend verwandelte sich dieselbe Umgebung nach einer Preisverleihung in eine große Abendveranstaltung. Der Übergang zwischen zwei Hallen wurde dabei als Red Carpet inszeniert und Teil des Erlebnisses selbst. 

Für die Gäste entstand eine durchgängige Dramaturgie. Für Veranstalter:innen zeigt ein solches Beispiel, wie unterschiedlichste Formate innerhalb einer Venue miteinander verbunden werden können, ohne dass dafür zusätzliche Standorte notwendig sind. 

Gerade bei solchen Projekten zeigt sich die Stärke von VIECON: unterschiedlichste Veranstaltungsformate räumlich, technisch und organisatorisch so zu umzusetzen, dass aus einem Konzept ein stimmiges Erlebnis wird. 

Neben Infrastruktur und Prozesskompetenz spielt die Zusammenarbeit eine entscheidende Rolle. Die Wiener Internationale Dentalausstellung (WID) findet seit vielen Jahren im VIECON Center (ehemals Messe Wien) statt. Für Wolfgang Fraundörfer, Generalsekretär des Österreichischen Dentalverbands, liegt der Unterschied nicht allein in der Infrastruktur, sondern in der Zusammenarbeit. 

“Die Zusammenarbeit mit dem VIECON Team gestaltet sich seit vielen Jahren professionell, verlässlich und zugleich sehr menschlich. Besonders schätze ich, dass bereits in der Vorbereitung deutlich wird, dass hier nicht nur strukturierte Prozesse und Erfahrung greifen, sondern vor allem engagierte Personen dahinterstehen – ruhig, kompetent und partnerschaftlich. Diese Kombination aus fachlicher Sicherheit, Zuverlässigkeit und menschlicher Nähe schafft Vertrauen und trägt maßgeblich dazu bei, dass wir uns auch in Zukunft wieder für VIECON entscheiden.” Wolfgang Fraundörfer, Generalsekretär ODV Österreichischer Dentalverband 

Teilnehmer:innen kennen die Planungsdetails hinter einer Veranstaltung meist nicht. Sie erleben deren Ergebnis: ob sie sich gut zurechtfinden, ob Übergänge funktionieren und ob ausreichend Raum für Austausch und Begegnung entsteht. 

Genau darin verstehen wir Hospitality bei VIECON Messe Wien. Nicht als einzelne Dienstleistung, sondern als Haltung: aufmerksam zuhören, vorausschauend begleiten und gemeinsam mit Veranstalter:innen, Agenturen und Partnern die Voraussetzungen für erfolgreiche Veranstaltungen schaffen. Dahinter stehen Menschen, die Veranstaltungen mit Erfahrung und persönlichem Einsatz organisieren und ein gemeinsames Ziel verfolgen: das jeweilige Konzept im Haus erfolgreich umzusetzen. 

Denn besondere Erinnerungen entstehen nicht nur auf der Bühne. Sie werden durch viele Entscheidungen geprägt, die Gäste nicht sehen müssen, aber während der gesamten Veranstaltung spüren. 

Lernen Sie die Möglichkeiten von VIECON kennen und sprechen Sie mit unserem Team darüber, wie sich Ihre Veranstaltungsidee optimal umsetzen lässt.